Presseverteiler gehören zu den am besten gehüteten Geheimnissen von PR-Agenturen. Nicht ohne Grund, denn sie müssen aufwendig erstellt und gewartet werden.
Sie enthalten neben den Kontaktdaten auch Ressort- und Themenzuständigkeiten oder Vorlieben der Journalisten. Sie sollten möglichst so genutzt werden, dass alle Journalisten, die sich für ein Thema interessieren könnten, die Information bekommen und die anderen nicht mit unnützen Informationen belästigt werden.
Kunden- versus Ressortverteiler
Manche Agenturen erstellen eigene Kundenverteiler, in den sich alle Kontakte befinden, die in irgendeiner Weise für die Themen des Kunden relevant sind. Ich bevorzuge es, Verteiler nach Ressorts zu gliedern. Angenommen ich arbeite für einen Kunden aus der Pharmabranche, der hauptsächlich verschreibungspflichtige Produkte verkauft. Meistens werde ich mich daher mit medizinischen Fach-Verteilern auseinandersetzen müssen. Produktinformationen über solche Produkte dürfen ja nicht an Medien gehen, die auch von Patienten gelesen werden. Manchmal werde ich aber Themen haben, die beide Welten betreffen, zum Beispiel, wenn es um neue Erkenntnisse zu einer bestimmten Krankheit geht. Um jeweils zum passenden Thema die richtigen Journalisten zu kontaktieren, halte ich beide Verteiler getrennt.
Verteiler-Inhalte
Grundsätzlich enthalten Verteiler neben Namen und e-mail-Adresse auch, wenn möglich, die Telefonnummer der einzelnen Journalisten mit Durchwahl. Auch wichtig: Themenzuständigkeiten. Im Ressort Lifestyle gibt es beispielsweise Journalisten, die sich ausschließlich mit Mode befassen und solche, die sich nur mit Kosmetik beschäftigen. Die müssen Sie unterscheiden. Mit der Zeit können noch Besonderheiten dazu kommen z.B. Kontaktzeiten oder Lieblingsthemen bzw. Themen, die für denjenigen ganz sicher nie relevant sein werden (in manchen Ressorts bestimmter Tageszeitungen werden z.B. Produktinformationen einfach nie relevant sein. Wenn Sie aber allgemein relevante Informationen zu einem Thema zusammenstellen und dezent die Firma, von der die Information stammt, einbauen, haben Sie wieder eine Chance).
Verteiler erstellen
Aus meiner Erfahrung ist es am besten, initial etwas Geld in die Hand zu nehmen und bei einem der großen Anbieter (Indexverlag, Manz (Pressehandbuch) oder APA) einen oder mehrere Verteiler zu kaufen. Entweder in Abo-Form oder als gedrucktes Pressehandbuch. Doch dann beginnt die Arbeit erst, denn Sie müssen die gekauften Verteiler weiter bearbeiten. Irrelevante Datensätze aussortieren (es kann z.B. passieren, dass im gekauften Wirtschaftsverteiler die Österreichische Bäckerzeitung enthalten ist. Für einen Fertighaushersteller wird die aber eher weniger wichtig sein), relevante zusätzliche selbst recherchieren. Für diese Recherche können Sie z.B. in die Zeitschriftenabteilung eines großen Buchhändlers gehen und jene Medien durchblättern, die möglicherweise über Ihre Themen berichten könnten. Die gleichen Sie dann mit Ihrem Verteiler ab. Oder Sie suchen online. Sind Ihnen nun Medien aufgefallen, die Sie noch nicht in Ihrem Verteiler haben, rufen Sie am besten dort an und fragen nach dem zuständigen Redakteur. So kommen Sie möglicherweise gleich ins Gespräch und können mit dem Redakteur besprechen, welche Themen ihn interessieren würden.
Verteiler richtig einsetzen
Ist Ihr Verteiler fertig, müssen Sie ihn auch richtig einsetzen. Überlegen Sie bei jedem Thema, das Sie aufbereiten wollen, wie Sie es unters Volk bringen könnten. Pressegespräch, Presseaussendung oder Einzelinterview? Für die beiden ersten schicken Sie Einladung oder Information an alle, die potenziell Interesse haben könnten (aber nicht die Information zum neuesten Krebsmedikament an den Außenpolitik-Verteiler), für das Einzelinterview überlegen Sie sich: In welches Medium könnte das Thema am besten passen bzw. ist dort auch die Zielgruppe für mein Unternehmen / Produkt? Wenn Sie das entschieden haben, rufen Sie den zuständigen Redakteur an (daher die Telefonnummer im Verteiler!) und bieten ihm das Interview exklusiv an.
Regelmäßig updaten
Die Fluktuation in der Medienbranche ist leider ziemlich hoch. Daher werden Sie bei jeder Presseaussendung Fehlermeldungen erhalten, weil Redakteure das Medium gewechselt haben. In dem Fall bleibt Ihnen leider nichts anderes übrig als nachzurecherchieren, wer stattdessen zuständig ist und Ihren Verteiler wieder auf den neuesten Stand bringen.
Tipp: Wer bei wichtigen Aussendungen auf Nummer sicher gehen will, dass alle wichtigen Journalisten die Information bekommen, kann auch eine Aussendung über APA-OTS buchen. Dies kann allerdings – je nach Länge der Aussendung – kostenintensiv werden.
Fazit:
Gute Presseverteiler sind enorm wichtig, die Arbeit für das Erstellen und Warten nicht zu unterschätzen.